Pengertian Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.
Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.
Pengertian kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan.
Arsip dan Kearsipan
Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, namun saat ini pengertian arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan.
Sedangkan dalam bahasa Latin, kata arsip disebut felum (bundle) yang berarti benang atau tali. Kala itu benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan mudah dicari jika diperlukan.
Dahulu arsip identik dengan warkat yang berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, namun dalam perkembangan lebih lanjut pengertian warkat adalah lembaran yang berisi keterangan atau informasi yang mempunyai arti dan kegunaan. Warkat juga dapat diartikan sebagai alat pembayaran non tunai yang diperhitungkan melalui Kliring.
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Fungsi Arsip
Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer dan sekunder.
1. Fungsi primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai guna pada arsip primer meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.
2. Fungsi sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.
Sifat dan Karakter Arsip
Arsip memiliki sifat dan karakter untuk membedakan kualitas arsip, antara lain :
- Autentik yaitu informasi melekat pada wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan tempat arsip dibuat/diterima, memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan organisasi penciptanya.
- Legal yaitu dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
- Unik karena tidak dibuat massal dan memiliki kronologi produk. Jika arsip diduplikasi (dibuat tembusan) akan memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
- Terpercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan
Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai keguanaan yang terkandung di dalam arsip yang didasarkan atas kepentingan pengguna arsip itu sendiri.
Berikut ini ada beberapa pendapat mengenai nilai guna arsip antara lain sebagai berikut:
-
Menurut Vernoon B. Santen
Bahwa nilai guna arsip atau warkat tercakup dalam akronim ALFRED:
A = Administrative Value (nilai guna di bidang Administrasi), misalnya surat dinas, formulir dan sebagainya.
L = Legal Value (nilai guna di bidang Hukum), misalnya Akta Jual beli Tanah, surat kuasa dan sebagainya.
F = Fiscal Value (nilai guna di bidang keuangan), misalnya cek, kuitansi, bilyet, giro, dan sebagainya.
R = Research Value (nilai guna di bidang Penelitian), misalnya karya tulis, skripsi, tesis, desertasi, dan sebagainya.
E = Educational Value (nilai guna di bidang Pendidikan), misalnya ijasah, buku rapor, daftar nilai, dan sebagainya.
D = Documentary Value (nilai guna di bidang Dokumentasi), misalnya naskah perjanjian asli dan sebagainya.
-
Menurut Ensiklopedia Administrasi
Pada pokoknya, sesuatu warkat mempunyai 4 (empat) keguanaan yaitu sebagai berikut:
- Guna Informatoris, yakni memberikan suatu keterangan tentang suatu hal atau peristiwa.
- Guna Yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam proses pengadilan.
- Guna Historis, yakni menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa lampau, agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah.
- Guna Ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seorang sarjana/penemuan-penemuan sesuatu Eksperimen Ilmiah.
-
Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia
Ditinjau dari kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi:
a). Nilai guna primer, yaitu nilai guna arsip berdasarkan kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna primer meliputi:
- Nilai guna administrasi, adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada keguanaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
- Nilai guna hukum, adalah nilai guna arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
- Nilai guna keuangan, adalah arsip yang mempunyai nilai guna keuangan yang berisikan hal ihwal lyang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
- Nilai guna ilmiah dan teknologi, adalah nilai guna arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
b). Nilai guna sekunder, yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada keguanaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain atau untuk kepentingan umum. Arsip nilai guna sekunder meliputi:
- Nilai guna kebutuhan, adalah jika dalam arsip itu terkandung fakta dan keterangan yang digunakan untuk menjelaskan tentang lembaga/instansi tersebut diciptakan, dikembangkan diatur fungsi dan kegiatannya.
- Nilai guna informasional, adalah jika dalam arsip, isi dan informasi yang ada di dalamnya mengandung berbagai kepentingan penelitian dan sejarah tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi pencipta arsip kegiatannya.
- Dari beberapa pendapat diatas jika diambil kesimpulan, maka nilai guna arsip atau warkat yaitu administrative, legal, fiscal, research, dan documentary.
Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata-tangkap “caption” dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada dua jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem mana “sering disebut sistem abjad”, sistem geografis dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan sistem subjek numerik.
Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem abjad, sistem numerik sistem geografis dan sistem subjek “Amsyah, 2008:71”.
Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan adalah langka-langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai proses “File pending” dan penyimpanan warkat yang sudah di proses “File Tetap”.
-
Penyimpanan Sementara “File Pending”
File pending atau file tindak lanjut “follow-up file” adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal yang meliputi 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya dan 31 map bulan berikutnya lagi.
Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk “guide” bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan dalam map dibawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip “filing cabinet” yang dipergunakan.
-
Penyimpanan Tetap “File Permanen”
Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan prosedur atau langkah-langkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung kepada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas filing.
Kearsipan
Kearsipan (bahasa Inggris Filling) adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file) mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan. Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu.
Ruang lingkup kegiatan kearsipan meliputi:
- penciptaan. penerimaan, pengumpulan arsip
- pengendalian, pemeliharaan dan perawatan arsip
- penyimpanan dan pemusnahan arsip
