Seperti kita ketahui, saat ini semua peralatan elektronik semakin canggih dan berkembang. Kita juga melihat bagaimana gadget seperti laptop, ponsel, kamera di dalamnya sudah disematkan dengan teknologi yang semakin mutakhir. Tujuannya cuma satu, mempermudah kerja manusia.
Begitu juga dengan printer, teknologi printer juga terus berkembang, dengan menambah banyak fitur baru. Itu alasan kenapa printer juga harus di-upgrade agar kinerja Anda bisa semakin efektif dan efisien sesuai tuntutan zaman.
Printer bekerja dengan dihubungkan ke perangkat komputer untuk menunjukan hasil kerja dalam suatu media kertas yang dicetak dimana berisi dokumen yang ditulis di dalam komputer, bisa berupa huruf, angka, gambar, dan lain sebagainya. Printer sudah menjadi bagian penting dalam kehidupan manusia modern. Keberadaan perangkat ini sangat membantu mereka yang harus mencetak foto atau dokumen terkait pekerjaan atau sebuah hasil karya.
Printerall-in-one atau printer multifungsi adalah jenis printer yang kini paling banyak dijual di pasaran. Fitur-fitur selain cetak seperti salin, pindai, sampai kirim/terima faks adalah keuntungan yang bisa Anda dapatkan dari printer satu ini. Hampir semua printer yang tersedia di pasar adalah printer multifungsi, yang memiliki spesifikasi dan harga yang bervariasi. PT. Unibless Indo Multi selaku Perusahan Penyedia Jasa Sewa Printer Multifungsi/Managed Print Services, akan memberikan tips yang efektif dan efisien dalam penggunaan mesin printer yang ada di Perkantoran:
- Digunakan Secara Teratur
Semua jenis mesin cetak dokumen sepertinya akan rusak dengan sendirinya jika tidak pernah digunakan. Maka sebagus apapun mesin cetak yang Anda miliki jika pada akhirnya menganggur dijamin akan menjadi rongsokan. Maka pilih yang spesifikasinya sesuai kebutuhan dan usahakan dipakai secara teratur, minimal setiap harinya mencetak satu dokumen. Tujuannya adalah untuk menjaga komponen di dalamnya tetap bekerja dengan baik.
- Memakai Kertas yang Tepat
Mesin printer juga mudah rusak apabila memproses kertas yang keliru, misal kertasnya terlalu tebal atau malah terlalu tipis. Jenis kertas yang bisa dimasukkan ke mesin satu ini beragam yang tentu disesuaikan dengan spesifikasinya. Rata-rata mesin cetak mampu bekerja dengan baik pada kertas dengan ketebalan minimal 70 gram. Jika memiliki kertas yang lebih tipis baiknya tidak digunakan karena bisa macet dan jika terlalu sering terjadi malah merusak mesin cetak tersebut.
- Isi Tinta atau Toner yang Benar
Semua ini tentu diketahui membutuhkan tinta dan perlu diisi ulang ketika yang lama sudah habis. Idealnya Anda mempergunakan tinta original sehingga desain kemasan sampai tekstur dari tinta tersebut memang sudah sesuai spesifikasi mesin cetak tersebut. Dengan penggunaan tinta atau toner original maka membuat printhead tidak mudah rusak dan membuat umur printer lebih panjang meski harus diakui bahwa harga Toner atau Tinta asli akan lebih mahal dibandingkan Toner atau Tinta isi ulang.
- Gunakan Printer dengan Baik dan Benar
Perawatan mesin cetak tidak terlepas dari penggunaan yang baik dan benar, maka jangan asal dipakai jika belum tahu benar cara pakainya. Disinilah peran buku panduan bisa dimanfaatkan karena saat kita membeli printer, dipastikan kita akan mendapatkan buku panduan. Silahkan di baca dan dipelajari untuk memperoleh informasi tata cara pemakainya yang sesuai aturan pabrik. Dari buku panduan tersebut maka kita akan dapat mempelajari fitur-fitur terbaru dari unit printer yang sudah kita beli saat ini.
- Matikan Jika Tidak Digunakan
Sebuah mesin, printer pun butuh waktu untuk beristirahat. Karena itu, saat Anda belum ada rencana untuk menggunakannya sebaiknya dimatikan saja. Perhatikan juga cara mematikan printer. Jangan langsung cabut kabel adaptor yang menempel ke saluran listrik. Matikan dengan cara menekan tombol on/off sampai semua lampu di printer mati. Tekan tombol on/off ini selama 2-3 detik dan tunggu lampu mati. Barulah kemudian Anda mencabut kabel listrik dari printer. Termasuk juga kabel USB yang menghubungkan printer dengan komputer.
Demikian tips praktis penggunaan printer yang efektif dan efisien dengan cara mengoptimalkan teknologi yang sudah ada di masing-masing printer multifungsi kita saat ini. Dengan mengetahu lebih banyak fitur dan fungsi andalan dari printer multifungsi yang kita miliki maka akan membuat pekerjaan kita di rumah dan di kantor akan lebih mudah dan efektif.
- Secure Printing
Ini merupakan salah satu teknologi teranyar yang disematkan ke dalam printer. Meski sudah diperkenalkan beberapa tahun yang lalu, namun masih belum banyak yang mengetahui kegunaan dari teknologi yang satu ini. Selain itu, sayangnya tidak banyak yang menggunakannya, karena merasa tidak perlu.
SecurePrinting secara lugas bisa kita artikan sebagai keamanan printer. Di Indonesia, banyak yang mengira bahwa fitur keamanan dan pengamanan hanya diperlukan untuk laptop/komputer saja sehingga pengamanan tidak perlu dilakukan di printer. Tentu saja, hal itu tidak tepat, karena kerap terjadi kebocoran data dari dokumen yang dianggap penting dari perusahaan, yang dicetak melalui printer tanpa fitur secure printing. Terlebih, apabila jumlah printer yang ada di kantor cukup banyak, dan penggunaan printer dalam sehari cukup tinggi sehingga resiko data bocor meningkat pula. Cara kerjanya adalah dengan mengisi authentication untuk user yang diijinkan, baik menggunakan ID Card kantor maupun IP masing-masing komputer.
- Lebih Hemat dalam Mencetak
Beberapa printer zaman sekarang, terutama printer color, memiliki pengaturan warna yang otomatis. Jadinya, printer akan memilih warna terbaik untuk hasil cetak terbaik, namun lebih hemat tinta. Atau bila Anda ingin mencetak dokumen hitam putih, kemudian ada dokumen yang berwarna, maka cetakan akan langsung otomatis hitam putih. Jadinya, lebih hemat tinta warna dan lebih efisien.
- Konektivitas Nirkabel
Beberapa printer multi fungsi sudah dilengkapi juga dengan konektivitas nirkabel yang memungkinkan penggunanya mengoperasikan printer tanpa harus menggunakan kabel. Sebagai gantinya, IP Address khusus yang berguna untuk menyambungkan beberapa perangkat seperti komputer, laptop, bahkan ponsel pintar pada satu printer ditanamkan pada printer tersebut. Tujuannya adalah agar printer dapat digunakan secara bersamaan. Untuk menstabilkan konektivitas printer selama tersambung dalam sebuah jaringan, Anda disarankan untuk menyambungkan IP address printer pada perangkat lain Anda. Caranya ialah dengan mengecek Printer Properties dalam Control Panel dan melihat kolom Location atau Tab Ports.
- Lakukan “CleanHead” secara Rutin
Cara merawat printer berikutnya adalah rutin melakukan “cleanhead”. Proses ini adalah cara yang paling banyak dilakukan dalam merawat printer. Tujuannya agar printhead tidak tersumbat dan mampu menyerap tinta dengan baik. Untuk kemudian menyalurkannya ke atas kertas dengan maksimal. Sistem perawatan ini umumnya dimiliki oleh setiap printer. Anda tinggal membaca ulang buku manual yang disertakan saat membeli printer. Karena, beda merek printer biasanya beda pula cara melakukan cleanhead.
Namun demikian, jangan terlalu sering melakukan cleanhead. Cukup sekitar 1-2 minggu sekali saja. Jika terlalu sering bisa mengakibatkan tempat tinta tidak bisa menampung tinta atau mengalami kebanjiran.
- Menghemat Energi
Sebuah printer yang dinyalakan atau sedang berada pada kondisi stand-by mode dan menunggu sebuah pekerjaan untuk mencetak, tentu saja membutuhkan energi untuk beroperasi. Jika Anda tidak mencetak apapun dan Anda membiarkan printer tersebut berada pada kondisi stand-by padahal anda tahu jika Anda tidak akan mencetak dokumen apapun selama berjam-jam kedepan, atau membiarkannya tetap hidup pada saat weekend, Anda telah melakukan kesalahan. Meskipun energy yang dikonsumsi oleh printer tersebut cukup rendah, tapi jika dilakukan secara terus-menerus biaya pengeluaran anda tetap akan meningkat. Di bagian atas kami telah menjelaskan, bahwa biaya cetak tidak hanya dikeluarkan saat Anda mencetak, listrik yang digunakan oleh mesin cetak Anda juga merupakan biaya cetak.
Hal yang paling mudah dalam menghemat biaya cetak adalah dengan menghemat tenaga dari printer Anda yaitu dengan cara mematikan printer jika Anda tidak menggunakannya. Untuk printer-printer jenis teranyar, Anda bisa memberikan pengaturan yang bervariasi sesuai dengan kebutuhan Anda. Pengaturan ini dapat berupa fitur automatic turn off ketika printer tidak digunakan. Jika Anda mempertimbangkan untuk menghemat biaya cetak dengan cara ini, ada baiknya Anda membaca manual book yang ada pada printer tersebut atau membacanya dengan mengunduh buku manualnya dalam bentuk PDF pada website perusahaan.
- Pilihlah Printer Multifungsi
Selain printer biasa yang hanya punya kemampuan utama untuk cetak dokumen atau foto, ada juga printer multifungsi yang menggabungkan tiga fungsi dalam satu mesin sekaligus: copy, print, scan dan faks. Nah, untuk kebutuhan kantor yang sangat erat kaitannya dengan pengolahan dan penanganan dokumen, jenis yang satu ini merupakan pilihan printer kantor yang sangat patut dipertimbangkan. Salah satu alasannya adalah faktor biaya. Pasalnya, harga printer multifungsi masih lebih terjangkau dibandingkan jika Anda harus membeli printer, scanner, dan mesin faks secara terpisah. Belum lagi, printer multifungsi juga hemat tempat karena Anda hanya perlu meluangkan ruang untuk satu alat saja.
Demikian tips praktis penggunaan printer yang efektif dan efisien dengan cara mengoptimalkan teknologi yang sudah ada di masing-masing printer multifungsi kita saat ini. Dengan mengetahu lebih banyak fitur dan fungsi andalan dari printer multifungsi yang kita miliki maka akan membuat pekerjaan kita di rumah dan di kantor akan lebih mudah dan efektif.
PT Unibless Indo Multi selaku Perusahaan yang menyediakan layanan Managed Print Services sejak tahun 2010 dan sekaligus sebagai Perusahaan yang melayani Jasa Penyewaan Unit Printer Multifungsi dan Fotocopy Multifungsi dari beberapa merk terkemuka seperti EPSON, Brother, Fuji Xerox, Kyocera, Konica Minolta, Develop, Samsung, HP dan Develop sesuai standard layanan terbaik dari Prinsipal kami. Unibless siap memberikan layanan Managed Print Services yang berkualitas dengan solusi yang lengkap dan harga yang kompetitif. Untuk informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi kami di No HP/WA/Telegram: 081311052060 (Estu Ardiyanto), atau di alamat email: marketing@unibless.co.id.
By : Dinda Nevania dan Muhammad Rizky Zuleika
Sumber :
- https://blog.klikmro.com/ketahui-4-teknologi-mutakhir-printer-yang-bisa-diaplikasikan-di-kantor/
- https://www.dboenes.com/tips-dan-trik-memaksimalkan-fungsi-printer/
- https://www.foldertekno.com/cara-merawat-printer/
- https://blog.anugrahpratama.com/bagaimana-menghemat-biaya-cetak-dokumen/
- https://ofiskita.com/articles/detail/inilah-panduan-memilih-printer-kantor-yang-andal-untuk-menunjang-produktivitas
