Tips Memilih Scanner yang Tepat untuk Mendigitalkan Arsip di Perkantoran
Upaya digitalisasi pada era modern menjadikan segala urusan yang berkaitan dengan berkas fisik menjadi lebih mudah. Para pelaku usaha, orang dengan mobilitas tinggi, birokrat, hingga kaum profesional begitu antusias menyambut era digitalisasi ini. Kebutuhan digitalisasi arsip saat ini sudah mulai dirasakan, dimana pada penanganan arsip secara manual, sebuah arsip sering sukar di cari dan kadang malah hilang karena dipinjam oleh departemen atau pihak tertentu. Satu perangkat yang memberikan nilai praktis terhadap pengubahan berkas analog menjadi bentuk digital adalah scanner terbaik.
Scanner yang berasal dari kata “to scan” berguna untuk menggandakan berkas yang kasat mata. Yang sebelumnya berkas dalam bentuk fisik, kemudian diubah menjadi bentuk visual yang bisa diedit atau dimanipulasi melalui komputer dan perangkat sejenis. Jika Anda sedang mengadopsi kehidupan digital demi menunjang kegiatan harian, Anda memerlukan sebuah scanner untuk banyak aktivitas kerja Anda Khusus nya pada bidang perkantoran..
Kami dari PT. Unibless Indo Multi, selaku Konsultan Jasa Pengarsipan Digital sejak 2010, hendak membagikan saran praktis dalam memilih scanner mana yang tepat untuk membantu mendukung kegiatan digitalisasi arsip pada perkantoran. Berikut pembahasannya :
1. Bentuk Arsip
Apabila arsip yang hendak didigitalisasi berbentuk kertas lembaran lepas atau suatu arsip yang sudah di jilid tetapi pada saat discan kita boleh melepaskan penjilidnya maka dapat digunakan scanner Automatic Document Feeder atau ADF Scanner. Dengan scanner ini kita dapat melakukan scanning dengan menumpukkan kertas tersebut pada bak kertas atau sering disebut paperchute/paperfeeder, kemudian kertas di scan/pindai satu persatu oleh scanner secara otomatis seperti sistem mesin Fax. Apabila arsip tersebut dalam satu lembarnya ada dua halaman bolak balik maka dapat dipergunakan scanner ADF duplex dimana secara otomatis dapat melakukan scanning dua muka sekaligus karena dilengkapi kamera atau lensa ganda (duplex).
2. Ukuran Arsip
Untuk menentukan papersize dari scanner kita membutuhkan data ukuran kertas max yang hendak kita scan juga ukuran minimal serta ketebalan dan ketipisan kertas yang akan diproses. Ukuran scanner yang ada di pasaran untuk automatic document feeder (ADF) adalah A4 atau A3 dimana A4 dapat menjangkau ukuran Folio/F4. Ukuran A2 hingga A0 terdapat juga di pasaran terutama untuk gambar-gambar teknik yang umumnya berbentuk seperti mesin Plotter.
Apabila arsip yang hendak kita scan berukuran A3 maka kita harus menggunakan A3 Scanner atau kalau bujet kita terbatas kita dapat menggunakan scanner A4 yang mendukung penggunaan carrier sheet atau folded scan (folio scanning) sehingga dapat melakukan scanning kertas A3 meskipun tidak sempurna dan penuh kerepotan (karena arsip A3 yang hendak discan harus kita lipat menjadi A4).
3. Distribusi Arsip ke Pengguna
Ada kalanya perusahaan menginginkan suatu sistem scanning tersentralisasi dimana satu buah scanner dapat digunakan secara bersamaan oleh beberapa orang di organisasi. Untuk kebutuhan tersebut kita dapat menggunakan Network scanner atau dapat juga menggunakan scanner biasa (stand alone) yang dihubungkan pada network adapter scanner.
4. Bentuk Akhir Digitalisasi Arsip
Bentuk akhir digitalisasi adalah file dengan mode warna/grayscale/BW? Resolusi berapa dpi? Bentuk format seperti apa? Untuk beberapa keperluan seperti form processing fitur seperti background removal, border removal, noise cleaning, color drop out dan thresholding diperlukan untuk mendapatkan output yang akurat.
Beberapa scanner dilengkapi oleh driver TWAIN dan ISIS. Apabila aplikasi yang digunakan hanya mendukung ISIS maka diperlukan scanner yang mendukung driver ISIS. Driver TWAIN adalah driver yang umum digunakan dalam aplikasi.
Untuk kebutuhan arsiptasi digital dan form processing resolusi yang dibutuhkan biasanya 300 dpi , beberapa scanner arsip menawarkan resolusi hingga 600 dpi bahkan 1200 dpi.
5. Kecepatan Penyelesaian Digitalisasi Arsip
Untuk dapat dengan mudah mengubah dokumen menjadi bentuk data digital dan mengoptimalkan efesiensi bekerja, kecepatan scanner dalam membaca dokumen sangatlah penting. Meskipun kualitas pemindaiannya sangat bagus, akan menjadi percuma apabila scanner tersebut membutuhkan waktu yang lama untuk memindai data per dokumen. Akibatnya, scanner menjadi jarang digunakan karena membuang waktu Anda.
Kecepatan scanner dalam memindai dokumen memiliki beberapa variasi, tergantung pada resolusinya. Semakin tinggi resolusinya, maka akan semakin lama juga waktu yang diperlukan. Jadi, baik atau tidaknya sebuah scanner, semua tergantung kualitas yang Anda inginkan.
Berapa lama akan diselesaikan suatu pekerjaan digitalisasi , hal itu akan tergantung salah satunya oleh kecepatan scanning. Untuk scanner ADF (Automatic Document Feeder) diukur dengan menggunakan ukuran ppm (page per minuter) atau lembar per menit pada kondisi simplex. Untuk ukuran duplex digunakan image per minute atau ipm artinya berapa muka per menit. Untuk scanner 25 ppm (25 lembar/menit) untuk duplex biasanya memiliki 50 ipm (50 muka (25 x 2 sisi kertas) / menit, namun beberapa scanner melambat pada kondisi duplex sehingga ipm tidak selalu 2 x ppm.
Untuk scanner flatbed ditentukan oleh berapa detik per halaman A4. Beberapa flatbed memiliki kecepatan hingga 1-7 detik per halaman tergantung mode warna/grayscale/BW. Kecepatan scanner cenderung menurun apabila terjadi peningkatan mode (BW-Grayscale-Warna) , resolusi gambar dan fitur-fitur peningkatan kualitas. Kecepatan scanner yang tinggi ditemui pada production scanner yaitu hingga 160 lembar/menit.
6. Fungsi Scanner
Peranti masukan komputer ini menjadi teknologi yang pertama kali menggantikan mesin foto kopi keluaran Xerox. Scanner datang menawarkan banyak fungsi, seperti menyalin, mengelola, mendokumentasikan, dan mengamankan berkas. Alat pemindai dokumen ini juga dirancang dalam banyak model seperti yang telah disebutkan sebelumnya. Masing-masing jenis scanner punya fungsi yang sama namun membedakan target penggunaannya.
7. Ketahui Resolusi dari Setiap Produk untuk Memastikan Kualitas Pemindaiannya
Salah satu faktor yang menentukan kualitas cetakan dalam bentuk digital dinilai bagus atau tidak bisa dilihat dari kepadatan piksel atau resolusi yang dihasilkan. Anda dapat melihat pada keterangan scanner terbaik perihal resolusi yang diberikan. Satuan yang dipakai untuk mengukur resolusi adalah dpi (dot per inch) atau ppi (pixel per inch).
Semakin besar angka resolusi, maka akurasi hasil –terutama gambar, yang dikeluarkan juga semakin baik. Anda perlu memeriksa hal ini dengan cermat sebab sebagian produk juga ada yang tidak dapat mengukur kualitas dokumen karena resolusinya yang terlalu tinggi. Rata-rata scanner saat ini memiliki kemampuan memindai dokumen dengan kualitas resolusi 600 dpi. Sebagian produsen ada juga yang menciptakan scanner dengan output resolution di atas 1.000 dpi. Sebagai catatan, sesuai dengan standard yang ditentukan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), resolusi arsip digital yang direkomendasikan adalah cukup di angka minimal 300 dpi.
8. Perhatikan Tipe yang Sesuai dengan Penggunaan
Ketika menggunakan kertas seperti A4, F4, atau Letter Anda bisa memilih scanner tipe Flatbed. Tapi jika dokumen yang akan discan lebih besar dari dokumen A3 tipe scanner drum pas untuk digunakan. Untuk memindai kartu nama bisa memilih tipe Business Card Scanner, tapi untuk foto Anda bisa menggunakan Photo Scanner.
Scanner Portable atau Handheld Scanner pas digunakan jika ingin membawa scanner ke luar kantor. Namun jika membutuhkan mendigitalisasi dokumen fax atau dokumen A3 Anda bisa membeli scanner bertipe Sheetfed. Sedangkan untuk scanning barcode penjualan Handheld Scanner cocok untuk dipakai.
9. Pilih Scanner yang Tepat untuk Kebutuhan Dokumen yang Mudah Rusak atau 3D Object
Jika Anda ingin memindai foto, dokumen yang mudah rusak ataupun objek tiga dimensi, Anda membutuhkan scanner Flatbed, Document Camera atau Book Scanner yang memiliki plat kaca besar, tempat meletakkan dokumen atau objek tersebut. Biasanya objek tiga dimensi tersebut discan ke gambar dua dimensi. Model Flatbed atau Book Scanner cenderung bertahan hingga bertahun-tahun di pasaran, meskipun banyak juga model-model terbaru yang dihadirkan.
Anda bisa memilih scanner yang memiliki fitur automatic feeder, jika nantinya sering memindai foto atau perangko. Sayangnya fitur ini bisa merusak foto asli. Untuk mengatasinya Anda bisa menambahkan sebuah plastik yang terang atau cenderung bening.
10.Pilih Fitur Duplex yang Memudahkan
Fasilitas duplex membantu Anda memindai kedua sisi halaman pada waktu bersamaan. Anda biasanya membutuhkan fitur duplexing juga fitur automatic feeder. Membeli scanner yang memiliki fitur keduanya tentu sangat membantu, namun harganya terbilang mahal.
Pilihan lainnya Anda bisa membeli scanner duplexing ADF. Scanner ini hanya mampu memindai satu bagian sisi halaman lalu memutarnya menuju bagian lain. Harganya tentu jauh lebih murah dan bisa meringankan pekerjaan Anda.
PT Unibless Indo Multi selaku Konsultan Pengarsipan Digital sejak tahun 2010 dan sekaligus sebagai Perusahaan yang melayani Jasa Penyewaan Unit Scanner dari beberapa merk terkemuka seperti EPSON, Kodak Alaris, Brother, Panasonic, Fujitsu dan JoyUsing sesuai standard kebutuhan di Perkantoran.
Kami siap memberikan layanan terbaik, solusi yang lengkap dengan harga yang kompetitif. Untuk informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi kami di :
No HP/WA/Telegram: 081311052060 (Estu Ardiyanto),
Email: marketing@unibless.co.id
By : Dimas Hari Antara & Muhammad Rizky Zuleika ( PT. Unibless Indo Multi )
Referensi:
- https://scan-ljk.com/2012/04/memilih-scanner-arsip-yang-tepat-untuk-digitalisasi-arsip/
- https://my-best.id/30056https://pickybest.id/scanner-terbaik/#Ketahui_Resolusi_dari_Setiap_Produk_untuk_Memastikan_Kualitas_Pemindaiannya
- https://cektarif.com/plus/article/10-rekomendasi-scanner-bagus-dan-berkualitas
