– Ini membuat hidup mudah dengan kemampuannya untuk menentukan proses tentang siklus hidup dokumen (seperti faktur).
– Anda dapat membuatnya mudah untuk menyortir file, mencari mereka atau membaginya dengan karyawan dan klien.
– Dan Anda akan menghemat waktu karyawan dengan mengotomatisasi dan sangat memudahkan tugas-tugas mengelola dokumentasi dan proses perusahaan dengan cara yang lebih cepat ketika mengintegrasikan faktur dalam sistem segera dengan bantuan digitalisasi Dokumen.

Manfaat Digitalisasi Arsip Dokumen

Pentingnya sistem manajemen dokumen didasarkan antara lain berdasarkan poin-poin dasar berikut.
1. Tidak Perlu Khawatir tentang Keamanan Data
Ini menghindari hilangnya catatan karena semuanya aman di server dokumenter pusat. Lewat sudah hari-hari ketika Anda harus membuka lemari arsip Anda dan mencari file kiri, kanan dan tengah. Anda sekarang dapat dengan mudah menemukan mereka dikategorikan dalam dokumen digital Anda.

2. Lebih Banyak Menghemat Waktu
Anda menghindari kehilangan waktu karena beberapa orang dapat mengambil dokumen dari berbagai tempat dan departemen dalam kasus file dan dokumen yang sebenarnya.
Dokumen-dokumen segera diambil oleh orang yang menggunakan perangkat lunak, yang sedang mencari informasi dalam hal digitalisasi dokumen. Ini menghemat banyak waktu dan usaha yang dapat masuk ke sesuatu yang lebih produktif.

3. Peningkatan Keamanan

Akses ke informasi dan dokumen dijaga dengan aman dan terstruktur. Anda memegang kendali untuk menentukan berbagai izin akses ke data dan dokumen dalam sistem manajemen dokumen.
Ini adalah salah satu alasan terpenting untuk menggunakan layanan digitalisasi dokumen.
4. Kontrol Kualitas Yang Lebih BaikKontrol perubahan dokumen dan kontrol revisi dan akses yang dibuat ke dokumen memungkinkan perubahan mudah tanpa menghabiskan uang di atas kertas. Karenanya, ini juga membantu menjaga lingkungan yang ramah lingkungan.

5. Kolaborasi Mudah

Peningkatan kolaborasi antar pengguna untuk pembuatan, modifikasi, dan pengelolaan dokumentasi yang sama lebih mudah dalam hal digitalisasi. File yang berisi dokumen kertas tidak harus diteruskan atau dipindahkan ke sana kemari antara rekan kerja dan di tempat kerja.

6. Pemrosesan yang MudahTangkap dan ekstraksi informasi dari dokumen kertas dan integrasi ke dalam sistem manajemen dokumen karena metadata menjadi lebih mudah dengan digitalisasi dokumen. Fitur-fitur seperti OCR membaca teks dari dokumen yang dipindai dan secara otomatis menyimpannya.

7. Metadata untuk Pencarian MudahPengindeksan metadata untuk pengambilan yang mudah melalui pencarian khusus menjadi fitur yang nyaman. Ini menghemat waktu dan membuat pencarian file cepat dan efisien.

8. Integrasi yang Lebih BaikProgram ini menyediakan integrasi data sistem manajemen dokumen dengan sistem perusahaan lain seperti ERP, CRM, Web, Email, dan Faks.

9. Recovery lebih mudahMemulihkan dokumen dalam format elektronik dan juga status arsip dari salinan fisik menjadi cepat dan dapat diandalkan.

10. Mudah Mengirim dan MendistribusikanDistribusi aman melalui konektor output dari dokumentasi, yang memungkinkan kami mengirim melalui Email, Faks, SMS, Kantor Pos, FTP, Web. Ini dapat dilakukan untuk semua dokumen yang telah kami integrasikan ke dalam sistem

Apa yang Akan Anda Sukai Tentang Digitalisasi Arsip Dokumen ?

Jelas sekali bahwa digitalisasi dokumen hadir dengan serangkaian fitur dan manfaat yang luar biasa. Ini bertujuan untuk membuat tugas organisasi dan semua pekerjaan administrasi sangat mudah bagi Anda sehingga Anda tidak harus bergantung pada orang untuk secara manual melakukan tugas untuk Anda. Itu tidak meninggalkan ruang lingkup untuk kesalahan yang tidak disengaja.

Hal terbaik tentang Layanan Pemindaian Dokumen adalah ramah lingkungan dan merupakan langkah besar untuk melakukan bagian kami dalam konservasi sumber daya di planet ini.