Digitalisasi (bahasa Inggris: digitizing) merupakan sebuah terminologi untuk menjelaskan proses alih media dari bentuk tercetak, audio, maupun video menjadi bentuk digital. Digitalisasi dilakukan untuk membuat arsip dokumen bentuk digital, untuk fungsi fotokopi, dan untuk membuat koleksi perpustakaan digital. Digitalisasi memerlukan peralatan seperti komputer, scanner, operator media sumber dan software pendukung. Dokumen tercetak dapat dialihkan ke dalam bentuk digital dengan bantuan program pendukung scanning dokumen seperti Adobe Acrobat dan Omnipage.
Fungsi digitalisasi tidak lain adalah untuk mendapatkan efisiensi dan optimalisasi dalam banyak hal antara lain efisiensi dan optimalisasi tempat penyimpanan, keamanan dari berbagai bentuk bencana, untuk meningkatkan resolusi, gambar dan file lebih stabil.
Saat ini beberapa bidang kehidupan sedang mengalami proses migrasi ke teknologi digital, dengan tujuan untuk mendapatkan efisiensi dan optimalisasi. Antara lain digitalisasi bidang telekomunikasi, bidang penyiaran, data-data pemerintah, dsb. Digitalisasi Arsip Kepegawaian bertujuan untuk menyimpan arsip atau dokumen dari pegawai negeri sipil secara digital, sehingga memudahkan bagi pegawai untuk mencari dokumen pribadi pegawai.
Tahapan Digitalisasi Arsip
a.) Tahapan Persiapan Dokumen
Beberapa kualifikasi untuk arsip yang akan kita pindahkan harus mempertimbangkan beberapa aspek seperti : tingkat kepentingan informasi yang terkandung dalam suatu arsip, arsip yang sudah rapuh ataupun segera rusak, dan pertimbangan pertimbangan lainnya.
b.) Tahapan Pemindaian Dokumen
Dengan menggunakan bantuan mesin scanner maka tahapan pemindaian ini akan dapat dilakukan, setelah proses pengumpulan bahan maka bahan tersebut akan masuk keproses pemindaian. pada proses inilah dokumen fisik bertransformasi menjadi bentuk digital.
c.) Tahapan Manipulasi Format Dokumen
Keunggulan dari penyimpanan arsip dalam bentuk digital ini antara lain mudahnya melakukan manipulasi bentuk format dokumen yang akan kita simpan, karena hasil dari proses digitalisasi yang sangat besar maka kita dapat mengubah format tersebut menjadi lebih kecil dengan banyak cara seperti mengkompresi dokumen ataupun mengubah format dokumen yang akan kita simpan.
d.) Tahapan Entry Data
Setelah ketiga tahapan diatas selesai dilakukan maka selanjutnyaadalah proses entry data dimana data yang sudah dideskripsikan dikelompokan berdasarkan klasifikasi tertentu sehingga user dapat melakukan pencarian informasi berdasarkan deskripsi klasifikasi data yang telah dibuat, dengan menggunakan kata kunci yang tepat maka proses pencarian kembali informasi akan menjadi lebih mudah dan cepat.
e.) Tahapan QC Dokumen
Tahapan QC ini merupakan tahapan akhir dalam proses alih media ini, dimana tahapan ini merupakan hal yang menjadi sangat penting dalam proses perkembangan pengelolaan arsip digital, karena pengelolaan yang bersifat berkelanjutan maka dalam hal peletakan pondasi dan klasifikasi harus benar benar tersusun dengan baik dan benar agar dimasa mendatang tidak akan terjadi kasalahan dalam penempatan informasi yang baru masuk.
Koreksi ini juga berfungsi untuk melihat apakah jumlah data deskripsi arsip yang sudah dientry sudah sesuai dengan jumlah data arsip elektroniknya, misalkan data dalam bentuk fisik yang telah dialih mediakan sebanyak 1.000 dokumen, maka kita bisa mencocokannya dengan jumlah data digital yang telah masuk kedalam sistem penyimpanan digital yang telah kita buat tersebut.
Sumber : https://bkd.jambikota.go.id/digitalisasi/#:~:text=Digitalisasi%20(bahasa%20Inggris%3A%20digitizing),untuk%20membuat%20koleksi%20perpustakaan%20digital.
